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7.5 办公自动化系统管理规定(试行)
 
规章制度  加入时间:2011-9-8 9:43:10     点击:2292
  

第一章          

 

第一条 浙江工业职业技术学院办公自动化系统(以下简称OA系统),是采用服务器/客户端/浏览器结构,建立起来的覆盖全院各分院、处室、部门(以下统一简称部门)的办公信息管理系统。通过该系统,可以实现校内网上办公和信息资源共享。该系统是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分,是提高学校整体管理水平的重要手段。

第二条 为了加强我校OA系统管理,保障学校OA系统能够得以顺利推广、应用及安全、可靠地运行,特制定本管理规定。

 

第二章 用户

第三条 凡是浙江工业职业技术学院在职的教职工都是浙江工业职业技术学院OA系统的合法用户,并根据不同职务拥有相应的权限。所有在册用户都必须遵守本条例。

第四条 用户分为普通用户和管理员用户。每个用户都拥有唯一用户名与口令。因初设口令相同,用户登录后须尽快修改。普通用户的口令修改工作由用户本人负责,部门管理员用户的口令修改工作由本部门管理员负责。若因未及时更换口令造成OA账号被盗用,所造成的一切后果由本人承担。教职工在登陆OA后一周内,需核对、完善个人资料(办公室、办公电话、邮件、手机等),特别保证手机号码的正确性,通过我的账户了解自己的角色,管理范围,按职责和权限及要求,发布相关信息和参加讨论、沟通及交流。

第五条 普通用户享有使用自己权限范围内的功能模块,同时有义务处理每日的工作事务,及时收看当天的通知公告、信息传阅以及处理工作流程中的待办流程,清理自己信息空间(包括邮箱系统和信息传阅)。

第六条 部门管理员用户是指拥有处理本部门事务权限的用户,部门管理员用户由各部门指定。部门管理员用户应定期参加OA培训,正确、合理地使用系统分配的权限,协助学校推进OA系统的应用,负责本部门普通用户的技术培训和提供技术支持,负责部门信息的发布以及信息的上传和下达。部门管理员有义务维护本部门人员信息、子部门划分、本部门的信息发布、本部门的工作流程设计维护;不得删除本部门以外的人员信息,对于部门之间的人员调整、本部门人员的离职处理需上报OA系统管理员予以解决;同时要根据部门的工作流程需要,协同OA系统管理员设置本部门办公流程以及功能模块的配置。OA账户的用户名必须采用学校人事处提供的职工号。

第七条 用户自定义组可根据部门或个人需要,由用户自行添加设置形成,个人向部门或群组发送信息,如有擅自向不需要该信息的部门或个人发送无效信息,学校有权对此行为采取相应的措施。

 

第三章 信息管理

 

第八条 学校OA系统上的信息分为公告类信息、公文信息、个人信息和公共信息。公告类信息在“通知公告”栏目由有权限的用户发布,此类信息根据发布部门分为校级公告、部门公告、部门内部公告。校级公告由校办OA管理员以学校的名义发布的通知公告;部门公告由部门管理员以部门的名义发布的通知公告信息;部门内部公告是指用户所在部门(分院)的内部公告。用户发布公告类信息,应先由本部门负责人审核后才能正式发布。通知公告发布者在公告未曾有人浏览时,可对新发布的公告进行修改和删除,发布者要对发布的信息的准确和合理性承担责任。公文信息是指校内和校外正规行文、请示报告等,在OA上必须通过流程流转进入各个办公处理环节的文件。该类文件在“工作流”栏目办理。个人信息是指以个人名义发布的信息,个人信息的发布渠道主要在“信息交流”、“电子邮件”和“短信息”栏目中。

第九条 为节约服务器资源,发布内部短信、通知公告、电子邮件等信息时,要准确选择发布对象和范围,严格禁止滥发;手机短信功能的使用对象是中层及以上领导干部,且仅在非常紧急的通知中使用。对于普通的邮件、公告发布时,一般采用内部短信提醒,不必使用手机短信提醒。面向全体教职工、所有部门或者发布对象较多的信息,要求在“通知公告”栏目按照接受范围进行发布。每个用户的信息容量一般不超过100 M,用户应自觉清理信息;若空间不够,用户将无法收到信息。只允许教职工查看的信息,要求在OA系统里发布。

第十条 OA系统上所涉及的各种公文处理应严格执行国家和学校的各项公文制度。各部门在OA系统中所发布的信息,应先交由本部门负责人审核。各部门主要负责人必须对在网络办公系统上流转、发布的文件、通知、简报等内容严格把关,重大原则问题应向校分管领导汇报。各部门负责人对本部门在OA系统中发布的信息的可靠性和严肃性负责。

第十一条 在网络办公系统中流转、发布的电子形式的各类校内公文,学校不再下发纸质形式公文。学校电子公文的效力等同于原有纸质学校文件和其他公文的效力。

第十二条 每个OA用户要求在每个工作日的上午上班后的前一小时和最后一个小时,以及下午上班后的前一小时和最后一小时内分别进入系统浏览一次,以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。为更方便快捷的使用OA办公自动化系统,每个用户要求安装OA客户端软件,在岗时务必运行。

第十三条 OA系统是我校行政办公系统,应该保持其严肃性,任何部门与个人不得在系统上面发布与办公无关的信息。校园内私人书信来往或文件交换,应通过校内邮件系统进行。

 

第四章  办公事务管理

第十四条 系统逐步的完善,办公事务分为校级办公和部门(分院)级办公。校级办公是每个用户都有权在网上进行的办公事务,比如:公文收发等由学校规定可以以个人名义申请的项目。部门(分院)级办公是根据部门的需要可由系统管理员开放给部门管理员可以设置本部门所需的办公事务以及办公流程,比如:调课申请等自定义的工作流。

 

第五章 系统安全与保密

第十五条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》,严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及校园网管理的有关规定。

第十六条 学校对系统的安全实行部门领导责任制,部门行政主要负责人对本部门网络办公系统的保密、安全等负领导责任。网络办公系统对办文流程进行全程跟踪并有记录在案,每个用户各负其责。

第十七条 OA系统的所有用户,不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第十八条 OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务。OA系统用户口令应经常更改并保守秘密,避免请他人代为使用或输入口令等,以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息,滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。因口令丢失或被盗用而引起的后果,由该用户本人承担。

  第十九条 所有使用该系统的人员均有保密的责任。不得随意发布涉及国家和学校机密以及其它不宜发布的信息。

 

第六章  责任与处罚

 

第二十条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全,保证系统的正常运行,全体用户应遵守本管理规定,违反者应承担相应责任。

第二十一条 不执行本管理规定,影响办公信息的正常接收、处理、传送、存档,导致系统不能正常运转的部门或个人,学校给予通报。

 

第七章 其 它

第二十二条 本规定由学校办公室和网络信息中心共同负责解释。

  第二十三条 本规定自200951日起试运行,从200991日起正式试行。

 

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